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Jira Cloud｜開発部門全体のリソース共有と管理
複数の開発チームで共有する備品や外部委託スタッフのスケジュール管理を効率化し、部門全体の生産性を向上させるための Jira 活用法についてご紹介します
※ 2025 年 9 月時点の情報です
はじめに
「あの検証用端末、今誰が使ってる？」「外部の品質検証スタッフの方、来週アサインできる？」といったリソースに関する確認や調整に手間取っていませんか？その原因は、Excel やチャットなど、情報が様々な場所に散在していることにあるかもしれません。
この記事では、Jira を使って非効率なリソース管理から脱却し、開発チームが本来の業務に集中できる環境を整えるステップをご紹介します。
Jira のプロジェクトタイプ（企業管理対象 / チーム管理対象）やテンプレートの種類（ソフトウェア / ビジネス）を問わずご利用いただけます。
複数ツールに跨ったリソース管理を続けるリスク
現状のリソース管理を続けた場合、単なる「手間の問題」では済まない、プロジェクトの進行を妨げる可能性のある複数のリスクについて考えてみましょう。
リスク 1：データの陳腐化と信頼性の喪失
Excel での手動更新は後回しにされがちで、管理台帳の情報がすぐに古くなります 。信頼性のないデータに基づく計画は、手戻りやスケジュールの見直しを余儀なくされ、作業効率を著しく低下させます 。
リスク 2：ダブルブッキングによるプロジェクトの遅延
リアルタイムに情報共有されないため、複数の担当者が同じ機器やスタッフを重複して予約するミスが起こりがちです 。この手配ミスは無駄な調整作業を発生させ、プロジェクト全体の遅延に直結します 。
リスク 3：確認作業の増大と生産性の低下
台帳の情報が信頼できないため、利用者はチャットや口頭での状況確認を強いられます 。こうした本来不要なコミュニケーションは、個々のメンバーの集中を妨げ、チーム全体の生産性を低下させる原因となります 。
Jira を活用したリソース管理
前述したようなリスクを回避し、安全で効率的な管理体制を構築するために Jira がどのように役立つのか、2 つの具体的な利用シーンを通じてご紹介します。
開発部門全体で共有しているツールライセンスや、検証用のモニター、スマートフォンなどの物理的な機器の貸し出し状況を管理します。
手順：
プロジェクト内に管理対象となる備品を、一つひとつ Jira の作業項目として作成
ボードのステータス列を「利用可能」、「利用中」、「利用不可」に分けて、備品の利用状況を可視化
備品利用開始時の運用例
「利用可能」列から「利用中」列に移動します。
事前のワークフロー設定により、担当者の自動で割り当てや、利用開始日と終了日の入力を促す画面をポップアップ表示させることができます。
事前に自動化ルールを設定しておくことで、利用期間を過ぎても返却されていない備品に対して担当者にメール通知が送信されます。
備品返却時の運用例
「利用中」列から「利用可能」に移動します。
自動化ルールにより通知されたメール内のリンクから、作業項目にアクセスできます。
作業項目詳細ビューやカンバンボードからステータスを「利用可能」に変更すると、事前のワークフロー設定により、担当者の割り当て解除や、利用開始日と終了日の値をクリアできます。
複数の開発チームが共同で契約している外部委託スタッフなど、人的リソースのスケジュールを管理し、チーム間でのダブルブッキングを防ぎます。
手順：
マネージャーは、契約済みの外部委託スタッフ情報を、プロジェクトの「エピック」として登録
開発メンバーは「タイムライン」ビュー上で、作業を依頼したい外部委託スタッフのスケジュールを確保
「エピック」配下に「タスク」を登録
「要約」に依頼したい作業内容を入力
確保したい期間をタイムラインで指定
運用例
事前に自動化ルールを設定しておくことで、以下の処理が可能になります。
追加時：ステータスを「進行中」に遷移し、作成者を「担当者に割り当て」
期限切れ：担当者にメール通知、ステータスを「完了」に遷移
タイムラインを見れば「誰が」「誰を」「何の目的で」「どれくらいの期間」スケジュール確保しているのか一目瞭然です。この管理方法を開発部門全体で共有することで、チームを横断したアサイン調整が容易になり、ダブルブッキングを未然に防ぎます。 結果として、無駄な追加手配コストの削減にも繋がります。
最後に
Jira によるリソース管理は、関わるすべての人にメリットをもたらします。
開発メンバーは、使いたい時にリアルタイムでリソースの空き状況を確認し、予約できます。もう「これ、誰か使ってますか？」と尋ねて回る必要はありません。
マネージャーは、部門全体のリソース稼働率を正確に把握し、稼働の偏りやリソース不足を早期に発見できます。これにより、追加購入や増員の計画をデータに基づいて判断できるようになります。
これまでバラバラのツールで行っていた煩雑なリソース管理を Jira に集約し、開発チームがより創造的な作業に集中できる環境を実現しませんか？
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このドキュメントでは、Jira における簡易的なリソース管理をご紹介しました。大規模な管理が必要で、さらに高度化・効率化したい場合には、Jira Service Management (Premium プラン以上) の「アセット」機能の活用がおすすめです。
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