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Jira Cloud｜部門間協力で新人のオンボーディングを支援
新人のスムーズな適応と成長を支援するため、Jira を利用した効果的なオンボーディングについてご紹介します
※ 2025 年 7 月時点の情報です
はじめに
毎年繰り返される新入社員のオンボーディング。「全員の進捗管理が大変」「新人が次に何をすべきか迷っている」といったお悩みはありませんか？ その原因は、情報が散在しやすい Excel やメールでの管理方法にあるかもしれません 。
Jira を活用すれば、シンプルで効率的なオンボーディングが実現します。
【情報の一元化】もう探さない、迷わない
必要なタスク、資料、Q&A のすべてが Jira に集約。新人は「ここを見れば分かる」という安心感を得られ、メンターは過去のやり取りを探す手間から解放されます。【進捗の見える化】誰もが状況をリアルタイムに把握
Jira を活用すれば、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスがひと目で分かります。人事は全体の進捗を俯瞰でき、メンターは個別のフォローがしやすくなります。【プロセスの標準化】来年の準備が楽になる
成功したオンボーディングのプロセスは、そのままテンプレートとして保存可能。来年以降はそれを基に改善を加えればよく、毎年ゼロから計画を立てる必要はありません。
この記事では、Jira を使ってこれらの仕組みを構築する具体的なステップをご紹介します。Excel での重複作業や、報告漏れの心配とはもうお別れです。Jira で、新人と組織が共に成長できるオンボーディングの新しいカタチを始めましょう！
ここで紹介する「承認」は承認ワークフローを含むテンプレートを利用します。プロジェクト作成時に「ビジネスプロジェクトの承認を管理する」テンプレートを選択してください。
チーム管理対象プロジェクト
ビジネスプロジェクト
個人ごとのタスクを作成
新入社員一人ひとりに対し、同じオンボーディングタスクを用意します。個人氏名を「要約」とする親タスク、その配下にオンボーディング用の複数タスクを一括生成しましょう。
手順 1. 新入社員ごとに親タスクを作成するための CSV リストを準備
新入社員の氏名を持つ親タスクを一括生成するため、CSV ファイルを準備します。
手順：
Excel を開く
「氏名」、「e-mail アドレス」、「カテゴリ」列を用意
配下に新入社員の情報を入力（カテゴリ列には「メンバー」と入力）
「CSV UTF-8（コンマ区切り）（*.csv）」形式で名前を付けて保存
新入社員は、あらかじめ Jira にアクセスできるグループに招待しておく必要があります。
手順 2. 各タスクを自動生成するための自動化ルールを準備
親タスクが作成されたら、配下にオンボーディングに関するタスクが自動生成されるように、該当プロジェクト内に自動化ルールを設定しておきます。
ここでの設定は、「親のタスクが作成されたら（トリガー）、PC セットアップなどのサブタスクを自動で作る（アクション）」という命令を組み立てています。さらに、サブタスクの担当者を「親作業項目からコピー」することで、新入社員一人ひとりに自動でタスクが割り当てられるという仕組みを構成します。
手順：
承認ステップを含むテンプレート（「ビジネスプロジェクトの承認を管理する」など）でプロジェクトを作成
プロジェクト名右側の「･･･」> プロジェクト設定 > 自動化 > ルールを作成 > 最初から作成 を選択
以下内容で自動化ルールを設定
トリガー：作業項目の作成時
アクション：作業項目を作成
プロジェクト：同じプロジェクト
課題タイプ：サブタスク
親作業項目：現在の作業項目
要約：（オンボーディングの内容を入力）
説明：詳細なマニュアルや社内ルール、提出物のテンプレートなどのリンク URL など
「設定するフィールドを選択」：「担当者」を追加指定し、「作業項目からコピー」
「設定するフィールドを選択」：「ラベル」を追加指定し、ⅳ の要約と同じ文字列のラベルを追加
「次へ」をクリックし、必要な分だけ上記 ⅰ~ⅶ を繰り返す
手順 3. CSV をインポートして、個人名の親タスク＋オンボーディングサブタスクを一括生成
それでは、手順 1 で用意した CSV をインポートし、その後の自動化ルールでサブタスクが一斉に作成されることを確認しましょう。
ご注意
ここで利用する「Category」フィールドは、Jira の仕様上、あらかじめ登録された選択肢しか入力できません。Jira が認識できない値を含む CSV の場合、インポート時にデータが反映されないという現象が発生します。
【対応策】
「リスト」ビューの下部から「＋ 作成」をクリックしてダミーのタスクを作成
作成されたダミータスクの「Category」フィールドに「メンバー」という値を新規入力
上記手順を実施することで、Jira に新しい選択肢として認識させることができます。登録後はダミータスクを削除しても問題ありません。
手順：
「すべての作業」タブの右上「･･･」より、「作業項目を CSV からインポート」を選択
「ファイルを選択」を選択し、手順 1 で用意した CSV を指定し「次へ」
「プロジェクトにインポート」のプルダウンリストから、オンボーディング管理用のプロジェクトを選択して「次へ」
「Jira フィールド」は、それぞれ「Category」「担当者」「要約」を指定して「次へ」
「インポート開始」
該当プロジェクトの「リスト」ビュー右側の「設定を表示」>「作業項目を全て展開」すると、個人氏名の親タスク配下に、それぞれ必要なオンボーディングタスクが生成されていることを確認できます。
新入社員とメンターのコミュニケーション
新入社員は、自分のタスクを決められた期限内に完了させます。大勢の同期入社メンバーのタスクに紛れて対応漏れが発生しないように注意しながら進めます。
メンターは自分が担当している新入社員のタスク進捗状況をチェックし、残タスクへのフォローを行います。新入社員からの質問に回答、アドバイスを行い、タスクの完了までをサポートします。
その 1. 見たいタスクのみを表示
注目すべき作業項目だけが表示されるよう、親タスク（新入社員の名前）を非表示にし、「未完了」のステータスと「担当者」で絞り込み、この条件をフィルターとして保存してみましょう。
手順：
「リスト」ビュー上部の「フィルター」>「Category」で「カテゴリなし」にチェック
「フィルター」>「ステータス」で「完了」以外にチェック
「フィルター」> 「担当者」のアイコンクリック（または「･･･」で名前検索）
「フィルターを保存」で名称を入力して「フィルターを保存」
ビュー上部のアバターアイコンをクリックすることでも、担当者によるフィルターが可能です。
「期限」が設定されていない場合は新人とメンターとで話し合って設定するとよいでしょう。「期限」順に並べ替えることで、「次は何に着手すべきか」「遅れはないか」が明確になります。
その 2. コメントでやり取りしながら進捗確認、完了までをサポート
新入社員は作業をスタートしたら「ステータス」を「進行中」に変更します。作業中に質問が発生した場合は、「コメント」列をクリックし、質問したい相手をメンションしてコメント入力します。
メンションされたユーザー（ここではメンター）には、右上のベルのアイコンに通知が届きます。対象コメントをクリックすると該当作業項目が開くので、コメントの確認、返信、スタンプ等でコミュニケーションを取ります。
「リスト」ビューの「コメント」欄では、未読コメントがアイコンバッジでも確認できます。自分がメンションされていないコメントでも、何に困って他の人とやり取りしているのか、状況把握に役立ちます。
不要なメール通知まで届く
最初は全ての通知をオンにしてしまい、通知が多すぎて重要な情報を見逃してしまうことがあるかもしれません。自分に関係のある通知に絞り込みましょう。
上司による承認ステップ
その 1. 事前のワークフロー設定
オンボーディングによる全てのタスクは、上司の承認を通します。承認結果により、完了または差し戻しの分岐設定をあらかじめワークフローで設定できます。
作業：
プロジェクト名右側の「･･･」> プロジェクト設定 > 作業タイプ > サブタスク を選択
上部の「ワークフローを編集」をクリック
「承認」を含むワークフローを自由に設定
「承認」ステップを選択し、右サイトの「承認」の「＋」をクリック
承認者の設定
承認された場合と却下された場合で、それぞれ次のステップを指定
「保存」
その 2. 上司の承認作業
上司は「承認」タブから自分が承認するべき作業項目の一覧リストを確認できます。
リスト上のアクションボタンから「承認」または「却下」を連続実行できる他、作業項目に含まれる報告書にアクセスし、内容を確認してから作業項目ビュー上で承認することもできます。
ルールが細かすぎる
ルールを厳格にしすぎると、利用のハードルがあがってしまいます。ワークフローのステータスは極力シンプル（例：未着手、進行中、完了）にはじめ、必要に応じてルールを追加していきましょう。
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人事担当者における全体管理と改善検討
人事担当者は色々な視点で状況把握が必要です。「リスト」ビュー上でのフィルター活用もいいですが、ダッシュボードでビジュアル化しておくと、一目で状況の把握ができます。
グラフやリストから「気付き」を得て、対策を検討することで、オンボーディングの内容をブラッシュアップしましょう。
気付き | 対策 |
|---|---|
営業部配属の××さんは、ほとんどのオンボーディングタスクが未完了だ |
|
△△のタスクはほとんどの新入社員が「進行中」のままだ |
|
「承認」ステータスのタスクが多い | 上司が承認作業できないほど忙しいのか？ 承認者を複数設定するか検討しよう |
▼おすすめ解説動画▼
最後に
新人は、安心してタスクに取り組み、ひとつずつ完了させていくことで、着実に成長している実感と達成感を得られます。また、ダッシュボードでは同期入社メンバーの進捗も一目で分かり、健全な競争心や一体感が生まれる効果も期待できます。
メンターは、新入社員からの報告を待つだけではなく、リアルタイムで状況を把握し、課題のコメント機能で的確なサポートを提供できるため、より質の高いコミュニケーションに集中できます 。
人事は、全体の進捗を楽に把握し、戦略的な改善活動に時間を使えるようになります。
Excel とチャットでの管理に限界を感じているなら、次のオンボーディングこそ Jira を活用し、関わる人全員にとっての「成功体験」に変えてみませんか？
来年のオンボーディングをさらに効率化する
今年度成功したこのプロジェクトは、Jira のプロジェクトコピー機能を使えば、設定や自動化ルールごと複製して来年のオンボーディングにすぐ再利用できます。毎年ゼロから計画を立てる必要はなく、改善を重ねることで、より洗練されたプロセスを構築し続けることが可能です。
Jira を導入することで、これまで属人的で非効率だったオンボーディング管理は、標準化され、誰にとっても分かりやすいプロセスに変わります。
ご不明点は customer_success@ricksoft.jp までお問い合わせください。
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